Hoe Stedin netcongestie aanpakt met Obeya
Lees hoe Stedin met de Obeya-methode haar uitdagingen rondom netcongestie wist te overwinnen en de interne samenwerking te versterken.
Lees hoe Stedin met de Obeya-methode haar uitdagingen rondom netcongestie wist te overwinnen en de interne samenwerking te versterken.
“We moeten in hoog tempo extra kabels in de grond krijgen, wat enorm complex is door wet- en regelgeving, aannemers, en grondeigenaren,” legt Aran Haeken uit. “Het duurt vaak langer dan vijf jaar voordat het net voldoende is verzwaard, waardoor overvolle gebieden ‘op slot’ staan en nieuwe aansluitingen onmogelijk zijn. Het Blue Sky-programma is opgezet om deze uitdaging te managen, klanten perspectief te bieden en processen te automatiseren. Hoewel het aantal congestiegebieden is afgenomen, blijft de omvang zo groot dat een multidisciplinaire aanpak nodig is om alle ketens binnen de organisatie effectief te betrekken.”
Stedin kijkt vooruit en vraag zich af:
“hoe gaan we zo’n enorm programma managen?”
Obeya Coaching & Training werd gevraagd mee te denken en Reinko de Vries ging aan de slag met deze uitdaging.
“Toen kwam de vraag: hoe gaan we zo’n enorm programma managen? We wilden visueel werken, zodat we een gemeenschappelijk beeld van de voortgang zouden hebben. Ook wilden we op een eenduidige en overzichtelijke manier de rest van de organisatie meenemen, en niet communiceren via nieuwsbrieven en rapportages. We dachten dat de methode Leading with Obeya wel eens iets zou kunnen zijn. Ik had nog nooit van Obeya gehoord, maar iemand binnen het team had er al positieve ervaringen mee.”
“We startten met het Obeya Team Kickstart-programma van Obeya Coaching & Training, waarbij we in drie dagen de Obeya opbouwden en een overlegstructuur inrichtten. Acht maanden later zien we dat deze gestructureerde en agile aanpak uitstekend werkt. Het team is altijd op de hoogte, werkt in een vast ritme en stuurt op tijd bij. De transparantie richting de organisatie is enorm waardevol; iedereen, van de Raad van Bestuur tot monteurs, weet nu wat we doen en hoe zij kunnen bijdragen.”
Om effectief en transparant te werken, koos Stedin voor de Obeya-methode, een visuele managementaanpak die helpt om doelen en prestaties overzichtelijk te maken. Dit bracht de volgende voordelen:
- Visuele transparantie: alle teamleden en stakeholders krijgen real-time inzicht in de voortgang.
- Verbeterde samenwerking: multidisciplinaire teams werken gestructureerd en consistent.
- Verhoogde wendbaarheid: het team kan snel bijsturen op basis van actuele gegevens.
- Efficiënter besluitvormingsproces: doordat iedereen hetzelfde beeld heeft, verlopen beslissingen sneller.
“Wat goed werkt, is de logische opbouw van het Obeya-bord. De Leading with Obeya-methode voelt natuurlijk en kloppend aan: van Strategische Richting, naar Prestaties, naar het Plan naar Waarde-bord. We werken nog steeds volgens de routines en het ritme die ons tijdens de training zijn geleerd. We hebben twee keer per week een Acteer en Reageer-sessie, en om de week de Prestaties en Plan naar Waarde-sessies. Deze sessies doen we fysiek bij het Obeya-bord. Ook hebben we de contentsessies wanneer nodig en natuurlijk kwartaalsessies om het afgelopen kwartaal te evalueren en het komende kwartaal te plannen. Bij de Prestaties sessies sluiten vaak MT-leden aan om te zien waar we nu staan. Omdat we alles op het bord hebben hangen, kijken we naar hetzelfde en kunnen we de voortgang en de afhankelijkheden goed monitoren.”
“De uitdaging zit erin dat het soms iets te statisch wordt; er zit namelijk veel repetitie in de sessies. En als er dan geen nieuwe informatie is, dan verliest het team snel zijn energie. Het ritme moet wel aansluiten bij de inhoud. We hebben namelijk best lange change trajecten, dus de indicatoren veranderen niet iedere week. We willen de waarde van de sessies voor het MT en onszelf hoog houden. Er moet wel iets te melden zijn. Die puzzel zijn we nu aan het leggen. Als het lukt om de indicatoren te verbeteren, doen we dat, en anders passen we het ritme van de sessies aan.”
“We hebben een vaste facilitator die de sessies begeleidt. Dat is essentieel; hij geeft ons echt structuur tijdens de meetings. We krijgen veel kritische vragen over het proces, zoals: ‘Hoort dit hier thuis?’ ‘Moeten we dit nu hier bespreken?’ en hij houdt ons aan de tijd en de afspraken. Zo kunnen wij ons met de inhoud bezighouden en blijven de sessies kort en effectief. We hebben de LWO-routines als basis gebruikt, maar inmiddels wel onze eigen stijl ervan gemaakt.”
Inzichten
“Het programmateam bestaat uit een mix van het MT, Epic owners en productmanagers, met ondersteuning vanuit IT. We zitten als team in een bepaalde volwassenheid nu, wat natuurlijk wordt gevoed door de systematiek. Doordat we in een vast ritme bij elkaar zitten en het over de relevante dingen hebben, heb ik echt het gevoel dat we een team zijn. Dat waren we niet toen we startten.”
“We krijgen ook veel meer verbinding met andere ketens door deze manier van werken. We zien de invloed van ons werk op andere ketens. Als iets niet lukt, zien we direct de impact die het heeft op andere ketens of mijlpalen. Deze systematiek geeft ons echt de handvatten om de juiste dingen met elkaar te kunnen bespreken. Ik geloof dat we door deze methode beter in staat zijn onze programmadoelen te halen.”
Hoe kunnen we je helpen met inzichten of kennis om verder te komen?