Succesvol vergaderen begint met de aanwezigheid van het volledige team. Stel je team is net begonnen met Obeya, maar één of meerdere teamleden verzuimen regelmatig– om welke reden dan ook. Zo wordt effectief en efficiënt vergaderen lastig.
Vergaderingen organiseren in de Obeya
Vooral in de Obeya is het heel belangrijk dat iedereen inzet toont en de gezamenlijke doelen nastreeft. Ontdek welke ‘effectief vergaderen tips’ hiervoor werken en hoe je ze met je team in jouw Obeya implementeert.
Obeya is meer dan alleen een vergaderruimte met mooie plaatjes aan de muur. Het is een manier van werken waarbij naast het visuele aspect ook mindset, overeenstemming, werkcontext en inhoud belangrijk zijn. Elke vergadering weer. Wanneer één of meerdere teamleden vaak niet aanwezig (kunnen) zijn bij een vergadering in de Obeya, komt er van effectief en efficiënt vergaderen niet veel terecht. Alle teamleden moeten op de hoogte zijn van wat er in de Obeya gebeurt. Anders valt het systeem vroeg of laat uit elkaar en dat is zonde van de geïnvesteerde tijd.
Wat als het niet loopt zoals gepland?
Stel je voor: je team is net begonnen met Obeya, maar het lijkt wel alsof iedereen andere meetings ingetrokken wordt. Je kunt nu eenmaal niet op meerdere plekken op hetzelfde moment aanwezig zijn. Iedereen heeft het druk en dat is eigenlijk ook wel logisch. Maar wat heeft dit (op de lange termijn) voor gevolgen? En hoe ga je daar als leidinggevende en als team mee om?
Bij elke ‘effectief vergaderen’ training komt het naar voren: de team spirit is ontzettend belangrijk. Als je het als team niet samen doet, dan is je plan gedoemd te mislukken. Vroeg of laat loopt alles in het honderd en komt het moment dat je elkaar alleen nog tegen verslagen aankijkt die niet weerspiegelen wat je echt belangrijk vindt. Je begint je af te vragen waar het mis is gegaan.
De gevolgen van afwezigheid van collega’s
Beseft iedereen in het team wat de gevolgen zijn van de regelmatige afwezigheid van collega’s voor de Obeya? Van succesvol vergaderen kan al vrij snel geen sprake meer zijn om de volgende redenen:
Je zit niet met elkaar op één lijn
Je kunt onmogelijk op één lijn zitten met elkaar, als er niet regelmatig communicatie plaatsvindt met het hele team. Teamleden die afwezig zijn, missen altijd informatie. Zelfs wanneer zij de notulen toegestuurd krijgen. Lezen zij die namelijk wel echt? Wanneer heb je immers tijd om een vergadering in te halen, als je het al druk genoeg hebt? Moet je daar dan in het weekend tijd voor vrijmaken of moet je ’s avonds overuren draaien? En hoe effectief is dát eigenlijk allemaal?
Kortom: door niet met elkaar op één lijn te zitten, verliest de Obeya aan kracht en slagingskans.
Besluitvorming wordt onmogelijk
Een beslissing maken waarvan iedereen op de hoogte is en waarmee iedereen het eens is, probeer dat maar eens als er continu teamleden missen in vergaderingen in de Obeya. Vaak is besluiten maken al lastig genoeg wanneer iedereen er wél is. De afwezigheid van teamleden zorgt ervoor dat er achteraf onenigheid of onduidelijkheid kan ontstaan. Niet iedereen is dan volledig op de hoogte van wat er besproken is en hoe de taakverdelingen zijn. En misschien is iemand het er zelfs helemaal niet mee eens, dat wil je dan zo snel mogelijk boven tafel hebben.
Bovendien geldt dat als je écht alleen besluiten wilt nemen als iedereen erbij is, deze steeds weer voor jullie uitgeschoven worden. Daardoor komt er niets echt van de grond, wat tot frustratie in het team – en uiteindelijk in het hele bedrijf leidt.
Let op: dit is het grote gevaar dat erachter schuilt!
En om je nog even écht wakker te schudden: er ligt een veel groter gevaar op de loer als je niet consequent en effectief kunt vergaderen met je team.
De afwezigheid van collega’s tijdens vergaderingen heeft namelijk direct impact op de waarde van de Obeya sessie. Hoe vaker je niet compleet bent als team, hoe groter de kans dat de aanwezige collega’s steeds minder waarde ervaren. Elke Obeya sessie (teamvergadering) wordt dan minder effectief, efficiënt – en daardoor minder interessant.
Het gevolg is dat alle geïnvesteerde tijd langzaamaan een desinvestering wordt. Die geweldige samenwerking die je met elkaar tot stand hebt gebracht door Obeya toe te passen, valt op een gegeven moment aan alle kanten uit elkaar. Zo gaan mensen weer hun eigen weg en in hun eigen silo werken.
Maar dat wilde jullie team toch juist voorkomen? Gelukkig hoeft het niet zo ver te komen.
Effectief vergaderen tips wanneer je teamgenoten niet komen opdagen
We hebben een aantal handige tips voor je – ‘effectief vergaderen tips’ – voor als je teamgenoten er niet zijn. Ondanks dat elke situatie anders is en er geen one size fits all oplossing is voor elk bedrijf dat Obeya toepast, kun je (enkele van) onderstaande tips vast goed gebruiken.
Tip 1: Gebruik je retrospectief
Plan een sessie in (wel met álle teamleden), die erop gericht is om de effectiviteit van de samenwerking te optimaliseren. Een retrospectief, noemen we dat. Door met elkaar naar het probleem te kijken en de ernst ervan in te zien, wordt het groepsgevoel versterkt en kan er naar oplossingen worden gezocht. Ook creëert het bewustzijn bij alle teamleden en een groter verantwoordelijkheidsgevoel om voortaan wel weer aanwezig te zijn en inzet te tonen.
Tip 2: Leg de consequenties uit
Zoals in dit artikel ook is gedaan, is het belangrijk om aan je team uit te leggen wat de afwezigheid van één of meerdere teamleden doet voor de Obeya. Van succesvol vergaderen is geen sprake als het team nooit compleet is. Door aan alle teamleden duidelijk te maken wat de gevolgen zijn, worden zowel het bewustzijn als het verantwoordelijkheidsgevoel versterkt.
Tip 3: Maak concrete afspraken
Wil je succesvol vergaderen met elkaar, maak dan concrete afspraken. De belangrijkste afspraak: iedereen is aanwezig bij de vergaderingen in de Obeya. Kan iemand toch bij hoge uitzondering niet aanwezig zijn? Zorg dan voor een geïnformeerde vervanger die óók gemandateerd is om besluiten te nemen namens jou. En denk na over hoe andere situaties bij een eventuele afwezigheid opgevangen kunnen worden, zonder dat de vergadering haar effectiviteit en/of efficiëntie verliest.
Door samen na te denken over de problemen en oplossingen, komt dat groepsgevoel nog sterker terug. Eigenlijk leiden deze drie ‘effectief vergaderen tips’ al tot een goede, nieuwe start voor het hele team. Onthoud wel dat toezien op het naleven van de gemaakte afspraken minstens zo belangrijk is bij effectief vergaderen in de Obeya.
Hulp nodig?
Vind je het lastig om bepaalde situaties in de Obeya aan te pakken? Zijn succesvol vergaderen en de team communicatie verbeteren lastige onderwerpen en kom je er niet helemaal uit met je team? Geen zorgen, want als succesvol en effectief vergaderen wel jullie gezamenlijke doel is, is kun je er aan werken.
Schakel een van de coaches van ObeyaCoaching.nl in om advies en hulp te krijgen bij deze zaken. Wij staan klaar voor jou én je team, neem hier contact met ons op!
