Waar staat Obeya voor?

Obeya betekent ‘grote kamer’ in het Japans. Wat het in feite is: een krachtige tool om organisaties effectiever en efficiënter te laten samenwerken, waardoor doelen beter behaald worden. Maar waar staat Obeya nu precies voor en hoe voegt zo’n grote kamer iets toe aan jouw team of bedrijf? Lees mee om dat te ontdekken.

Big room, war room, adrenalinekamer

Een Obeya is een grote kamer, maar wordt ook een big room, war room of adrenalinekamer genoemd. Deze termen duiden vooral op het effect dat teweeg wordt gebracht binnen de Obeya. Het is namelijk dé kamer waar het allemaal gebeurt: waar leiders en teams worden opgehypet (bij wijze van spreken) met adrenaline, om vervolgens – klaargestoomd voor de ‘oorlog’ – ten strijde te trekken. Oftewel: om de gewenste doelen te behalen en de organisatie te laten groeien!

Zelf proberen we de term war room te vermijden omdat het strijd impliceert, terwijl de methode juist streeft naar het tegenovergestelde: continue verbetering en teamwerk op basis van gelijkwaardigheid en open communicatie.

De Obeya werd ooit in Japan bedacht als ‘een arena voor besprekingen met disciplineleiders’. Alle documenten en gegevens werden hier beschikbaar en inzichtelijk gemaakt voor alle leiders in de organisatie (Aasland, Knut & Blankenburg, Detlef. 2012). Dat deze tool effectief is, dat bleek wel bij Toyota. Maar daarover een andere keer meer.

Waarom een obeya: Het brein van het systeem

Voor nu vertellen we je graag meer over die adrenalinekamer en het nut ervan. Het vormt namelijk het brein van het systeem. Van de organisatie. In de Obeya komen veel verschillende mensen en rollen samen, omdat zij willen bijdragen aan een groter (organisatie)doel. Maar dat is niet het enige. Het doel is ook om al die rollen met elkaar te verbinden en te zorgen dat zij elkaar begrijpen.

Alle betrokken personen komen dus bijeen in die grote kamer, om efficiënter (samen) te werken. Zo kunnen projecten beter stromen en ontstaat inzicht in ieders bijdrage binnen het proces. Een Obeya staat daardoor ook symbool voor een positieve teamgeest, productontwikkeling, strategieën beheren en een prettige workflow creëren.

Het helpt mensen samenwerken, zonder dat zij worden afgeleid. Maar wel binnen een fijne sfeer om nieuwe ideeën te ontwikkelen. Dit concept wordt ondersteund door middel van aantrekkelijke grafieken en andere visuals, om o.a. de voortgang weer te geven en bijvoorbeeld mijlpalen te tonen aan iedereen die daar belang bij heeft.

Hoe werkt een Obeya: 11 Obeya principes

Een Obeya is gebaseerd op 11 verschillende principes. Deze vormen de kenmerken ervan en zijn bedoeld om een Obeya te ontwikkelen én effectief te gebruiken. Zo ontstaat er een duidelijke taal die iedereen spreekt en waardoor de organisatie haar doelen bereikt.

De 11 principes worden opgedeeld in 4 groepen en luiden als volgt.

Mindset

1. Mensen komen samen om te leren en om die kennis toe te passen in de praktijk
2. Mensen willen samen voor verbetering zorgen en problemen oplossen die op hun pad komen

Alignment

3. Mensen communiceren met elkaar en werken samen aan het behalen van doelen
4. Zinvolle doelstellingen leiden tot een herkenbaar, groter doel voor de organisatie
5. Klantbeleving staat centraal in het koppelen van strategie aan uitvoering
6. De Obeya bijeenkomsten lopen qua ritme gelijk aan de operationele hartslag

Workspace

7. Gesprekken verlopen logisch en praktisch, dankzij ondersteuning door visuals
8. De werkstroom wordt voor iedereen duidelijk: vanaf de start tot aan de eindfase
9. De Obeya bevindt zich in een toegankelijke ruimte, het liefst nabij de ‘werkvloer’

Content

10. Bewijzen op basis van analyse, worden gebruikt om beslissingen te nemen
11. Wie de informatie weergeeft, doet dit op een begrijpelijke, actuele en visueel aantrekkelijke manier

Waar leiden die Obeya principes toe?

De principes hierboven, helpen om de volgende vragen binnen de organisatie te beantwoorden:

• Zijn we verbonden met elkaar?
• Werken we allemaal aan dezelfde doelen of een groter, algemeen doel?
• Worden deadlines behaald?
• Worden de gemaakte besluiten door iedereen in de organisatie ontvangen?
• Hebben we de juiste informatie voor ogen?
• Wat zijn de problemen die we willen oplossen?
• Betrekken we de juiste mensen bij het behalen van elk doel of het oplossen van een probleem?

Écht leren wat obeya is en hoe je het inzet?

Doe dan mee aan onze workshop op 6 juli 2023. Onze ervaren trainers nemen je op speelse wijze mee in deze unieke interactieve Leading with Obeya introductiegame en delen hun tips en aanpak waarmee jij vorm en uitvoering kan geven aan je strategie.