Obeya is een krachtig instrument om teams effectief samen te laten werken en doelen te bereiken. Maar waarom werkt het in sommige organisaties wél en in andere niet? Het antwoord ligt in de organisatiecultuur. De manier waarop mensen samenwerken, beslissingen nemen en problemen oplossen, bepaalt of Obeya écht impact heeft of slechts een extra managementtool blijft.
Met het Cultural Web Model krijg je inzicht in de culturele factoren die Obeya versterken of juist in de weg staan. Dit model helpt niet alleen om de huidige cultuur te analyseren, maar ook om gerichte verbeteringen door te voeren die Obeya helpen te versterken en te borgen in de organisatie. In dit artikel ontdek je hoe je cultuur en Obeya op elkaar afstemt, zodat je niet alleen succesvol start, maar het ook duurzaam integreert in de manier van werken.
Het Cultural Web Model en Obeya
Het Cultural Web Model van Johnson en Scholes beschrijft zes elementen die samen de organisatiecultuur vormen. Elk van deze elementen beïnvloedt de effectiviteit van een Obeya. Hieronder bespreken we de zes elementen en hoe je ze kunt gebruiken om je Obeya succesvol te maken.
1. Symbolen: wat zie je in de organisatie?
Symbolen zijn zichtbare aspecten van een organisatie, zoals de huisstijl, de inrichting van kantoren en het taalgebruik in communicatie. Deze geven aan wat belangrijk wordt gevonden in de organisatie.
Voorbeeld:
Een organisatie die Obeya serieus neemt, zal een fysieke of digitale Obeya-ruimte hebben die goed zichtbaar is en actief wordt gebruikt. In een organisatie met een sterk visueel management hangen strategische doelen en prestatie-indicatoren op een centrale plek, zodat iedereen ze ziet en begrijpt. Als daarentegen de directie nog steeds vooral in PowerPoint-presentaties communiceert, is de kans groot dat Obeya slechts als een extra tool wordt gezien in plaats van een fundamentele verandering in samenwerking.
Actie:
Zorg ervoor dat Obeya niet alleen een fysieke ruimte is, maar dat het ook een visueel en herkenbaar onderdeel wordt van de manier waarop de organisatie werkt. Dit betekent bijvoorbeeld dat dashboards en visuele samenvattingen onderdeel worden van managementoverleggen.
Verhalen: welke narratieven versterken of verzwakken Obeya?
Verhalen binnen een organisatie gaan over hoe successen worden behaald, wie de helden zijn en welke fouten onaanvaardbaar zijn. Deze verhalen beïnvloeden hoe mensen denken over verandering en samenwerking.
Voorbeeld:
Als het dominante verhaal in de organisatie is dat “de echte beslissingen toch altijd in de bestuurskamer worden genomen”, dan zal Obeya moeite hebben om effectief te zijn. Als daarentegen verhalen circuleren over hoe teams met behulp van Obeya sneller problemen hebben opgelost of effectiever zijn gaan samenwerken, versterkt dat de acceptatie van Obeya.
Actie:
Begin met het actief delen van succesverhalen over Obeya. Laat medewerkers en teams vertellen hoe Obeya hen heeft geholpen om beter samen te werken, betere beslissingen te nemen of sneller problemen op te lossen.
Machtsstructuren: wie heeft invloed op besluitvorming?
Machtsstructuren bepalen wie het voor het zeggen heeft in een organisatie en hoe beslissingen worden genomen. Dit kan een sterke invloed hebben op de werking van Obeya.
Voorbeeld:
In een hiërarchische organisatie waarin managers gewend zijn om top-down beslissingen te nemen, zal het moeilijk zijn om een cultuur van samenwerking en gedeeld eigenaarschap te creëren in de Obeya. Daarentegen, als leidinggevenden regelmatig in de Obeya aanwezig zijn en teams stimuleren om zelf beslissingen te nemen, zal Obeya juist als versterkend middel werken.
Actie:
Zorg ervoor dat leiderschap een actieve rol speelt in de Obeya. Dit betekent niet alleen aanwezig zijn, maar ook echt luisteren, vragen stellen en teams ondersteunen in het nemen van beslissingen.
Organisatiestructuren: hoe werken teams samen?
De organisatiestructuur bepaalt de formele en informele werkwijzen in een organisatie. Dit beïnvloedt hoe effectief Obeya kan worden geïntegreerd.
Voorbeeld:
Als afdelingen in silo’s werken en er weinig onderlinge samenwerking is, kan Obeya moeilijk van de grond komen. In een organisatie waarin teams al gewend zijn om multidisciplinair samen te werken, zal de implementatie van Obeya veel makkelijker gaan.
Actie:
Maak Obeya onderdeel van de formele besluitvormingsstructuren. Bijvoorbeeld door Obeya-sessies te koppelen aan bestaande vergaderritmes of door strategische doelen in de Obeya te verbinden met de prestatie-indicatoren van teams.
Controle- en meetsystemen: waar wordt op gestuurd?
Wat wordt er in de organisatie gemeten en hoe wordt succes gedefinieerd? Controle- en meetsystemen bepalen het gedrag van medewerkers.
Voorbeeld:
Als een organisatie vooral stuurt op individuele KPI’s en korte-termijnresultaten, kan Obeya als inefficiënt worden gezien. Als er daarentegen wordt gestuurd op gezamenlijke doelstellingen en lange-termijnwaarde, dan wordt Obeya een krachtig instrument om samenwerking te verbeteren.
Actie:
Zorg ervoor dat de KPI’s en dashboards in de Obeya in lijn zijn met de strategische doelen van de organisatie. Gebruik prestatie-indicatoren die samenwerking en langetermijnwaarde bevorderen in plaats van alleen individuele prestaties.
Rituelen en routines: hoe ziet de dagelijkse praktijk eruit?
Rituelen en routines zijn de vaste gewoonten en werkprocessen die bepalen hoe medewerkers hun werk doen. Dit kan een grote invloed hebben op hoe effectief Obeya wordt gebruikt.
Voorbeeld:
Als managementbeslissingen vooral in lange vergaderingen worden genomen zonder visuele ondersteuning, dan zal Obeya niet snel een integraal onderdeel worden van de organisatiecultuur. In organisaties waar korte, gestructureerde Obeya-sessies worden gehouden, wordt het onderdeel van de dagelijkse routine.
Actie:
Introduceer vaste ritmes en routines voor het gebruik van Obeya. Bijvoorbeeld een wekelijkse strategie-update in de Obeya en een dagelijkse stand-up waarin de belangrijkste prioriteiten worden besproken.
Conclusie: Cultuur en Obeya moeten in balans zijn
Obeya is geen kant-en-klare oplossing voor betere samenwerking; het is een manier van werken die diep verweven moet worden met de cultuur van een organisatie. Door het Cultural Web Model toe te passen, kun je identificeren welke culturele factoren bijdragen aan het succes van Obeya en waar nog barrières zitten.
Wil je Obeya echt effectief maken? Dan is het essentieel om:
- Symbolen zichtbaar en herkenbaar te maken in de organisatie.
- Positieve verhalen over Obeya te delen en te verspreiden.
- Machtsstructuren aan te passen zodat teams eigenaarschap voelen.
- Organisatiestructuren te verbinden met de Obeya-aanpak.
- Meetsystemen te richten op samenwerking en langetermijnwaarde.
- Rituelen en routines te ontwikkelen die het werken met Obeya ondersteunen.
Door deze elementen bewust te sturen, zorg je ervoor dat Obeya niet alleen succesvol wordt geïmplementeerd, maar ook een duurzaam onderdeel wordt van de manier waarop de organisatie werkt.
