By Mark Uijen de Kleijn – 14 sept 2023

De Rol van het Obeya Plan to Value

Het Plan to Value-gedeelte van de Obeya – waar de Leading with Obeya-methode wordt toegepast – laat zien welke stappen we als team moeten zetten om onze doelen te bereiken. Binnen deze stappen bepalen we hoe onze schaarse middelen en mensen het beste kunnen worden ingezet om waarde te creëren. Deze waarde omvat zowel externe klantwaarde als de groei van de organisatie en het team intern, allemaal met een holistische systeembenadering. Door middel van mijlpalen visualiseren we de waarde van onze acties en komen we overeen hoe we die waarde bereiken, waarbij we duidelijke verwachtingen stellen voor het team en zijn belanghebbenden. Het Plan to Value is visueel verbonden met de strategische capaciteiten en prestatie-indicatoren, waarbij mijlpalen zijn verbonden met prestatie-indicatoren om verbeteringen te vergemakkelijken en op (bedrijfs)resultaten te volgen. Het uiteindelijke doel van Plan to Value is om samen als leiderschapsteam te zien, te handelen en te leren om de waarde voor onze (interne) klanten te maximaliseren.

De mijlpalen op het Plan to Value vertegenwoordigen waar we als leiderschapsteam echt over moeten praten. Dit hangt af van het team, bijvoorbeeld de grootte van de organisatie, de volwassenheid van de organisatie, het type producten dat we creëren, enzovoort. Het belangrijkste is dat het team samen bepaalt waarover moet worden gesproken en dit visueel maakt. Het Plan to Value-gebied is dus een vorm van communicatie, het is niet de administratie van al het werk dat we doen. Het Plan to Value-gebied is meestal een visueel planningsbord*, verbonden met de andere gebieden van de Obeya, dat de mijlpalen vertegenwoordigt waarover het leiderschapsteam moet praten.

 

Hoe is Plan to Value verbonden met de Product Backlog(s) van product(en)?

In Agile-omgevingen zijn Product Backlogs een opkomende, geordende lijst van toekomstig werk dat moet worden gedaan voor het product. De Product Owner ordent deze lijst en het team(s) werkt van bovenaan de lijst om het werk in waarde om te zetten.

Het Plan to Value-gebied vertegenwoordigt het hele systeem dat relevant is voor het leiderschapsteam, wat vaak bestaat uit meerdere producten (en Product Backlogs). Dit omvat ook het creëren van een aantrekkelijke werkomgeving, het verbeteren van operaties, marketing, verkoop, sterk afhankelijk van de context. Mijlpalen op het Plan to Value-gebied kunnen zich op meerdere Product Backlogs bevinden, maar sommige mijlpalen op het Plan to Value-gebied kunnen zich niet op een enkele Product Backlog bevinden. Deze mijlpalen kunnen zich bevinden op verbeterborden van niet-agile teams, of leden van het leiderschapsteam hebben een mijlpaal om de werkomgeving te verbeteren.

Een leiderschapsteam dat dicht bij het feitelijke werk staat, heeft waarschijnlijk een directere verbinding met de Product Backlogs in vergelijking met een leiderschapsteam dat een grote organisatie leidt of een afdeling met veel producten of diensten. Vaak leiden hun mijlpalen naar gedetailleerdere Obeya’s die meer gedetailleerde mijlpalen als gevolg hebben. Deze gedetailleerde mijlpalen zijn natuurlijk directer verbonden met de items in de Product Backlog.

Diverse koppelingen tussen Plan to Value en Product Backlogs

We zullen nu 5 manieren bespreken waarop een mijlpaal en een item in de Product Backlog aan elkaar kunnen worden gekoppeld.

Optie: 1-op-1 koppeling

Een mijlpaal op het Plan to Value kan 1) heel duidelijk en beperkt zijn of 2) erg belangrijk zijn voor het leiderschapsteam dat een enkel item in de Product Backlog is verbonden met een enkele mijlpaal in het Plan to Value-gebied. Het is een relatief minder gebruikelijke verbinding, omdat te veel van dergelijke verbindingen kunnen leiden tot overmatige details binnen het Plan to Value. Het kan voor sommige mijlpalen gebeuren, maar voor de meeste mijlpalen zal dit niet het geval zijn.

Optie: 1 mijlpaal op Plan to Value is verbonden met meerdere items in de Product Backlog

Een meer gebruikelijke mogelijkheid is dat meerdere items in de Product Backlog zijn verbonden met een enkele mijlpaal in het Plan to Value-gebied. Voor het leiderschapsteam is het belangrijk om te praten, af te stemmen en verwachtingen te stellen voor de uiteindelijke of grotere mijlpaal die waarde vertegenwoordigt. Op de Product Backlog kunnen dit meerdere items in de Product Backlog zijn, vaak meer dan het hier gebruikte voorbeeld van drie. Binnen het Plan to Value-gebied is het relevant om te praten over de MVP of marktintroductie, ondanks het iteratieve werk dat nodig is om de mijlpaal te bereiken. Communicatie over de mijlpaal binnen het Plan to Value vereist vaak niet hetzelfde detailniveau als dat aanwezig is in de Product Backlog.

 

Optie: 1 mijlpaal op Plan to Value is verbonden met meerdere items in de Product Backlog van meerdere producten

Een variant van de vorige optie doet zich voor wanneer meerdere producten binnen het bereik van het leiderschapsteam vallen. In dit geval kan de mijlpaal verbonden zijn met meerdere items in de Product Backlog van meerdere producten en/of teams, die allemaal bijdragen aan de waarde die wordt vertegenwoordigd door de mijlpaal.

 

Mijlpalen op Plan to Value voorbij Product Backlogs

Het Plan to Value-bord richt zich op het tactische en strategische plan van het management of leiderschapsteam. Het richt zich dus op de levering van de meest relevante delen van de backlog, maar kan ook bijvoorbeeld planningscycli, jaarlijkse of kwartaalrapporten, relevante evenementen, deadlines voor externe regelgeving en meer bevatten, die niet worden weergegeven in Product Backlogs. Het Plan to Value visualiseert niet alleen deze mijlpalen, maar zorgt ook voor communicatie en strategische zichtbaarheid, waardoor zien, handelen en samen leren mogelijk wordt. De zichtbaarheid en/of administratie kunnen ook aanwezig zijn op de verbeterborden van operationele teams, ticketsystemen van HR of andere plaatsen.

Optie: Product Backlog Items niet zichtbaar op Plan to Value

Meestal zijn veel items in de Product Backlog niet zichtbaar op het Plan to Value. Dit heeft meerdere redenen:

 

• Het detailniveau in de Product Backlog is te hoog om effectief over te praten in het leiderschapsteam.
• De items in de Product Backlog zijn alleen relevant voor een enkel product en verwachtingen hoeven niet te worden gesteld over deze items in het leiderschapsteam.
• De items in de Product Backlog weerspiegelen werkzaamheden voor het onderhouden of verbeteren van het product, wat alleen relevant wordt in het leiderschapsteam voor 1) verbetering van prestaties op het gebied van prestaties of 2) wanneer zich een probleem voordoet dat de mensen van het product zelf niet kunnen oplossen.

Optie: Gecombineerd overzicht van opties

Een Plan to Value dat is verbonden met meerdere Product Backlogs ziet er als volgt uit:

 

Conclusie

Het omarmen van de diverse manieren om Plan to Value en Product Backlogs met elkaar te verbinden, helpt leiderschapsteams om samen te zien, te handelen en te leren over waarde, terwijl ook teams worden gemachtigd om daadwerkelijke waarde te creëren.

* er zijn andere visuele representaties mogelijk voor Plan to Value. In een agile manier van werken is er meestal enige vorm van planningsvisualisatie.