Kata in Obeya laat zien hoe je leren en besluiten versnelt. In de Obeya (de “grote ruimte”) koppel je de verbeter-kata en coach-kata aan strategie. Met kleine experimenten, heldere verwachtingen en PDCA bouw je aan een leercultuur—en resultaten die blijven. Lees verder en ontdek waar je vandaag kunt starten.
Waarom kata in jouw Obeya?
Kata bestaat uit twee routines: de verbeterroutine én de routine van het coachen daarbij. In de Obeya zijn er eindeloos veel mogelijkheden om deze twee routines in te zetten. Waarom zou je dit willen? Hoe vaker je de routine toepast, hoe beter deze inslijpt en hoe waarschijnlijker het wordt dat deze routine ook ingezet wordt buiten de Obeya. Zodra dat gebeurt, ben je daadwerkelijk de cultuur in je organisatie aan het veranderen richting een leercultuur en gaat continu verbeteren onderdeel uitmaken van het DNA van je medewerkers.
Hoe kun je beginnen?
In de Obeya vind je de sectie met [Moeilijke problemen]. In dit onderdeel van Obeya bespreek je met elkaar uitdagingen, waarvan je niet precies weet hoe je die tot een goed einde kunt brengen. De kata-routines brengen je al experimenterend en stap voor stap verder richting het te behalen resultaat. Veel belangrijker nog is dat je door de vaste set kata-vragen leert om de cyclus van Plan-Do-Study-Act steeds opnieuw te doorlopen. Je hebt een meta-vaardigheid geleerd, waarmee je veerkrachtig voorwaarts kunt gaan bij situaties van onzekerheid.
En hoe gaat dat in de rest van de Obeya?
- Bij de sectie [Acteer en Reageer] bespreek je met elkaar het dagelijks gedoe en plaats je de toegewijde acties op het bord. Wat zou er gebeuren als je bij deze acties ook een verwachting noteert, zodat je de volgende dag kunt bespreken hoe het is gegaan en wat daarvan te leren valt? Een klein kata-momentje iedere dag opnieuw.
- Bij het bord [Plan naar waarde] heb je in feite een verwachting geprojecteerd: een serie activiteiten uitgezet in de tijd waarvan je verwacht dat ze tot een bepaald resultaat leiden. Deze kun je zien als een tussenliggende doelsituatie op weg naar bepaalde resultaten in termen van KPI’s. Elk resultaat dat een projectonderdeel oplevert, is daar weer een tussenliggende stap in. Reflecteer eens met behulp van Kata als zo’n projectonderdeel of stap klaar is. Of als er onvoorziene zaken gebeuren of als er afwijkingen van de planning zijn. Vraag je dan af: wat kunnen we hiervan leren? Op het niveau van het project, maar ook in algemenere zin over projecten.
- Bij het onderdeel [Prestaties] visualiseer je doelstellingen en data. Ook hierin zitten hypotheses verstopt zoals: als we de geplande projecten doen, dan verwachten we beweging in deze KPI of OKR. Als dat anders is dan verwacht, wat kun je dan leren over de acties die je had ingezet en wat er nu dan verstandig lijkt om te gaan doen?
- Op het bord [Strategische richting] heb je het fundament gelegd voor al het andere op het Obeya bord: de ultieme uitdaging. Ook hier heb je aannames gedaan, bijvoorbeeld welke strategische capaciteiten het meest impact hebben op het halen van het grotere doel. Voor review en eventueel revisie hiervan zijn de Kata-reflectievragen een goed handvat.
Oefenen, oefenen, oefenen
Je merkt al snel dat je kata-routines veel oefening vergen. Creëer daarom zoveel mogelijk oefenmomenten voor jezelf en benut je Obeya als een plek om te oefenen en leren. Schakel een tweede coach in om ook de kata-coach gelegenheid te geven om te leren excelleren in het stellen van de kata-vragen.
Leid een lerende organisatie: beheers Toyota Kata en coachend leiderschap.
Auteurs: Elske Heeren en Mariëlle Zwaga
Elske en Mariëlle werken aan hun droom: andere mensen helpen bij het ontwikkelen van hun kata-coach-vaardigheden. Deze kata-coaches kunnen bijdragen aan het realiseren van dromen van anderen, zowel in de context van werk als van het leven zelf. Elske en Mariëlle doen dat vanuit KataKanjers en ook in nauwe samenwerking met Leading with Obeya. Ze bieden training en coaching voor individuen en organisaties om je op weg te helpen.
