Wil jij effectiever aan de slag met jullie strategie? Maar ben je hierin afhankelijk van anderen? Als je samen écht een team vormt, dan kun je strategieën moeiteloos opvolgen. Maar daarvoor moet de strategie wel eerst overal begrepen worden. Anders kan hij niet tot uitvoering worden gebracht. Ontdek in dit artikel wat strategie is, waarom het belangrijk is – en tegelijkertijd ook moeilijk. We geven ook een aantal effectieve tips voor jou en je team, dus lees maar mee.
Wat is strategie?
Laten we beginnen bij het begin: wat is strategie? Het woord ‘strategie’ komt uit het Grieks. Het betekent zoiets als ‘de kunst van het leiden van troepen’. Een organisatie is in feite niet anders dan een troep of groep mensen die geleid moet worden. Daarom is de oude, Griekse betekenis nog steeds van toepassing op onze huidige tijd.
Een strategie zorgt ervoor dat een grote groep mensen bij elkaar een doel kan realiseren. Dit uit zich vaak in abstracte teksten en PowerPoints, maar ook in filmpjes in een WhatsApp groep, een poster bij het koffieapparaat, enzovoort. De informatie lijkt overal te worden verspreid, waardoor er geen overzicht is. En zo is het ene teamlid er actief bij betrokken, terwijl de ander voelt alsof het hem of haar overkomt. En weer een ander persoon haalt de schouders op bij het aanhoren van oude wijn in nieuwe zakken. Er is immers al zoveel over gezegd…
Zonder strategie geen richting, dus ook geen focus
Toch is de strategie bedacht om de organisatie succesvol te maken. En of men in de uitvoering nu enthousiast en betrokken is of niet, boven in de hiërarchische ladder van de organisatie zit iemand ongeduldig te wachten tot de nieuwe strategie tot uitvoering wordt gebracht. Logisch ook: zonder strategie doet iedereen maar wat en staan de neuzen niet dezelfde kant op. Zeker wanneer het zo’n grote groep mensen betreft.
Dat wachten bovenin, kan daarom best lastig zijn en mensen worden er met regelmaat ongeduldig door. Resultaten zijn vaak ook moeilijk meetbaar of merkbaar, dus ontstaat de behoefte naar rapporteren. Zo wordt meer gedetailleerde informatie inzichtelijk gemaakt en volgt er vanuit het management met regelmaat een nieuwe rapportage, waarvan vrijwel niemand de inhoud nog leest.
Toch is het belangrijk dat iedereen in de organisatie weet dat het werk dat wordt uitgevoerd betekenisvol is. Je probeert immers met z’n allen invulling te geven aan het doel van de organisatie.
Waarom is het toch zo moeilijk om focus te houden op strategie?
En daar ontstaat direct het moeilijke deel. Onze hersenen werken op een bepaalde manier. Als ik denk dat ik het snap dan vertellen mijn hersenen me al heel snel dat jij het waarschijnlijk ook wel snapt, zonder dat we dit echt goed toetsen met elkaar. Eigenlijk zouden we even stil moeten staan bij de context en begrijpen wat we écht willen bereiken samen. Hier is wel tijd voor nodig, waarin we samen verkennen hoe je een algemene zin vertaalt naar iets waar je op maandag mee aan de slag kunt.
Neem de corona pandemie als voorbeeld: ‘Samen krijgen we corona onder controle’ klonk de strategie vanuit de overheid. Maar wat was nou precies de bedoeling? Wilden we een lagere ziekenhuisbezetting, minder besmettingen, of toch als maatschappij leren leven met het virus? Afhankelijk van hoe je hier naar kijkt, bepaalt het hoe de strategie zich vertaalt naar iets waar mensen morgen mee aan de slag gaan op hun werk.
Het is dus niet zo dat – als de baas van een organisatie een strategisch doel bedenkt – de rest van de organisatie dit direct snapt en feilloos kan uitvoeren. Als we niet samen doorleven wat we van plan zijn, dan is het maar afwachten hoe iemand deze vertaling van strategie naar uitvoering werkelijk maakt. En dat levert soms verassingen op.
Verschillende groepen mensen (teams) zijn afhankelijk van elkaar. Dat is in jouw organisatie waarschijnlijk ook zo. Vraag je aan individuen in een management team wanneer hun team succesvol is? Dan krijg je waarschijnlijk van iedereen een ander antwoord. Vraag je het aan iedereen tegelijk dan krijg je waarschijnlijk een gesprek of een discussie.
Wil je dus écht snappen wat de bedoeling is? Dan moet je met elkaar in gesprek gaan en daar echt even tijd voor vrijmaken. Een simpele mail met de aanpak erin beschreven is nooit genoeg, zelfs niet als je er een geweldig mooie PowerPoint presentatie van maakt. Dit vraagt om mensenwerk.
Sterker nog: ook al zit je met je team op één lijn, dan wil dat nog niet zeggen dat het ook logisch is voor andere mensen in de organisatie.
De oplossing: cascaderen & verbinden
Als manager is het daarom belangrijk om niet alleen met je eigen managementteam op één lijn te zitten wat betreft de strategie, maar ook met alle teams die je aanstuurt. Je zal echt moeten doorleven wat de bedoeling is en in welke context. Vervolgens vertaal je dit naar de teams die ermee aan de slag moeten.
Dat is wat we cascaderen en verbinden noemen: de ‘flow’ van informatie (zowel top-down als bottom-up) op gang brengen. En vervolgens ook terugkoppelen wat er uit die gesprekken komt. Geef bijvoorbeeld aan het MT aan: “Goed dat jullie die kant op willen gaan, maar dan zijn er wel nog praktische voorwaarden waar we vanuit de operatie invulling aan moeten geven. Anders kunnen we het helemaal niet realiseren. Hebben jullie dat al scherp bij het MT?”
Dat brengt ons meteen bij de volgende vraag: wie is er nu eigenlijk verantwoordelijk voor dat dit goed verloopt? Wie moet zorgen dat mensen op de werkvloer begrijpen wat de bedoeling achter een strategie is? Wie zorgt ervoor dat de strategie effectief tot uitvoering kan worden gebracht? Dat zijn taken van ‘de baas van het team’, zoals een teamleider. Of anders van een Product Owner, als er geen echte baas van een team is. Dat zijn de mensen die aansprakelijk zijn voor het cascaderen en verbinden. In de praktijk blijkt dit echter vaak moeilijker dan gedacht.
Nu kun je bij Leading with Obeya een complete training volgen op dit gebied (doe dat ook vooral als het je interessant lijkt!), maar je kunt ook alvast klein beginnen met de volgende tips.
2x Tips om zelf meer verbinding te creëren tussen teams
- Zorg voor een duidelijke strategie en vertaal deze naar concrete acties. Het is belangrijk dat alle lagen van de organisatie begrijpen wat de hogere doelen zijn en hoe deze kunnen worden bereikt door acties op alle niveaus.
Als de CEO langs elk leiderschapsniveau loopt, vanaf zijn eigen bestuursniveau Obeya tot op de werkvloer, zou hij dezelfde elementen van zijn strategie door de hele organisatie moeten zien, waarbij het op elk niveau alleen maar specifieker wordt.
- Creëer een cultuur van open communicatie en dialoog. Dit zorgt ervoor dat medewerkers zich vrij voelen om ideeën en feedback te geven en dat er een gezamenlijk begrip ontstaat van de strategie en de uitvoering.
Strategisch beleid zou kunnen zijn: We willen meer inzetten op klanttevredenheid. Er zijn natuurlijk meerdere manieren waarop je dit doel kunt bereiken. In dit geval maakt het operationele team een situatiebeoordeling die het beste past bij het strategisch beleid en de voorwaarden die daaraan gekoppeld zijn: we gaan onze klanten persoonlijk benaderen. Het operationele team maakt deze beslissing en communiceert dit terug aan de leiding, die nu ook op de hoogte is van de veranderende omstandigheden en hier eventueel nieuw beleid op kan maken. Zo ontstaat er een constante dialoog.
Het belangrijkste is om te onthouden dat strategie en uitvoering met elkaar verbonden moeten zijn en dat dit zichtbaar moet zijn in alle handelingen in alle lagen van de organisatie. Een goede communicatie en een cultuur van dialoog zijn daarbij essentieel. Leading with Obeya kan hierbij helpen door de samenwerking en communicatie binnen teams en tussen teams te verbeteren en door visueel inzicht te geven in de voortgang van de acties.
