Versnellen van de groei van een start-up

Case Levvr: Hoe houd je een snelgroeiende start-up op koers terwijl de complexiteit toeneemt en de behoefte aan duidelijke communicatie en efficiëntie blijft groeien?

De uitdaging

De start-up levvr bouwt een hub voor projectbeheersing die partijen in de constructie-industrie helpt een juiste balans te vinden tussen kwaliteit, kosten en planning. Het is de afgelopen jaren hard gegroeid en focust zich momenteel op het doorontwikkelen van haar software platform. Op die manier kunnen klanten als o.a. Heijmans, Gemeente Amsterdam en Dutch Boosting Group een ‘kennis-gedreven’ manier van werken omarmen en per project steeds slimmer te werk gaan.

Levvr kijkt vooruit en vraag zich af:

“Wat hebben wij als leiderschapsteam en organisatie nodig om gezond te kunnen blijven groeien, en indien mogelijk de groei verder te versnellen?”

Obeya Coaching & Training werd gevraagd mee te denken en Bertus Groenewegen ging aan de slag met deze uitdaging.

Bertus: “Toen ik begon, zag ik een gedreven leiderschapsteam dat de belangrijkste groeivertragers kende. Ze hadden alle noodzakelijke elementen om het bedrijf te laten groeien uitgewerkt: van strategische documenten tot een overzicht van de operatie, maar het ontbrak aan samenhang en visualisatie om strategie en uitvoering te verbinden.

Daarnaast waren er veel bijpraat-momentjes en losse overleggen, wat nog stamde uit de tijd dat ze met minder mensen waren. Dit was voor mij een duidelijk signaal, dat een verbeterd ritme en strakke routine het grotere team zou kunnen helpen. Hier was veel winst te behalen.”

Aanpak: De Obeya Team Kickstart

Hoe versnel je een start-up in volle groei? “We identificeerden de grootste groeibarrières,” zegt Bertus. Het leiderschapsteam benoemde de volgende uitdagingen, die met behulp van visualisatie en Leading With Obeya werden aangepakt:

Moeite om de ‘state of the business’ volledig in kaart te brengen.
Onvoldoende inzicht in de voortgang van initiatieven, wat leidde tot onregelmatige check-ins, onduidelijkheid en tijdsverlies.
Moeite met het vertalen van visie en missie naar strategie en operationele initiatieven.
Beperkt data-gedreven werken.

Tijdens de Obeya Team Kickstart

We hebben met het leiderschapsteam de bestaande strategische documenten vertaald en logisch visueel geordend, volgens de Leading With Obeya methode, op de borden van de Strategische Richting.

De eerste stap was het vaststellen van de benodigde strategische capaciteiten, waarna we de prestatie-indicatoren konden bepalen om de bedrijfsambities waar te maken. Tijdens deze interactieve sessie bleek dat niet alle bestaande indicatoren aansloten bij de strategische capaciteiten, wat direct leidde tot waardevolle discussies en aangescherpte indicatoren. Het eindresultaat van dag 1 van de kickstart.

Naarmate de Obeya werd gevuld met alle relevante strategische en stuurinformatie, kon het leiderschapsteam meteen ervaring opdoen met de tweewekelijkse Prestatie meeting. We namen gezamenlijk de bestaande meetings onder de loep en consolideerden ze in het Ritme en Routine volgens de Leading with Obeya methode.

Met name de Acteer en Reageer sessie, vergelijkbaar met een dagstart die drie keer per week plaatsvindt, zorgde voor minder meetings, e-mails en losse telefoontjes. Problemen en verzoeken werden vooraf in een inbox geplaatst, waardoor de sessies efficiënt en gestructureerd verliepen. Dit resulteerde in effectievere communicatie en een flinke vermindering van digitaal verkeer en tijdverlies.

Resultaten

Volgens Tom van de Vrede, co-founder en eindverantwoordelijk voor Strategie & Operatie binnen levvr zijn dit de volgende voordelen.

“Ritme en routine in een overlegstructuur was ons onbekend, daar hebben we veel winst geboekt. Een andere belangrijke was dat de teams niet op de hoogte waren van de belangrijkste uitdagingen van het bedrijf. Doordat we alles gingen visualiseren in ons Miro Obeya bord hebben we meer overzicht, werken we effectiever samen, en werken we toe naar meer data-gedreven beslissingen nemen. Iedereen weet waar we aan moeten werken, en waarom we dat moeten doen en het biedt een mooie kapstok om visie/missie te vertalen naar de day2day priorities voor het team.”

Inzichten

Hoe heb je de transformatie ervaren naar het gebruik van Leading with Obeya?

‘Erg goed! Het was super om meer overzicht te creëren, voor onszelf en voor het team. Door zaken te visualiseren, moet je ‘met de billen bloot’ en daardoor kwam ook sneller aan het licht welke onderdelen minder goed presteerden. Uiteraard kwam de transitie ook met uitdagingen. Zo bleek onze ‘meeting hygiëne’ niet goed, denk aan: uitstellen van meetings, niet op tijd komen, zaken niet overdragen. Met behulp van de coaching van Bertus en hem als facilitator van meetings in te zetten hebben we dat snel kunnen verbeteren.’

En wat zou je achteraf anders gedaan hebben?

‘De transitie werd nu over een wat langere tijd uitgesmeerd. We hadden denk ik meer slagen kunnen maken als we de eerste paar weken steeds een volle dag hadden gereserveerd om ons Obeya bord ‘in shape’ te krijgen.’

Wat is voor jou de meest positief impactvolle verandering geweest?

‘Voornamelijk de integrale manier van samenwerken. Het geeft overzicht over de gehele state-of-the-business, daar waar we voorheen als ‘Business’, ‘Ops’ en ‘Product/Tech’ toch niet altijd even goed op de hoogte waren van elkaars vorderingen.’