Overvolle schema's en frequente vergaderingen

Hoe ga je om met meer dan honderdtwintig lopende projecten en op voortdurende ontwikkelingen die alles beïnvloedden…

De uitdaging

Aan het woord is Chris Lohstro, directeur bij de Douane in regio Breda. In het begin was Chris sceptisch over Obeya. Hij stond voor de uitdaging om overzicht te krijgen op meer dan honderdtwintig lopende projecten en op voortdurende ontwikkelingen die alles beïnvloedden. Daarnaast worstelde Chris met overvolle agenda’s en frequente vergaderingen.

“Een belangrijke uitdaging binnen de Douane was het overvolle schema en de frequente vergaderingen. Dit resulteerde in een overvloed aan onderwerpen die besproken moesten worden, wat het team overweldigde. Als iemand een verzoek aan mij deed, moest ik mijn schema aanpassen of was ik pas over vier maanden beschikbaar. Het overmatige vergaderen en de drukke agenda’s belemmerde de voortgang.”

“In het begin was ik enorm sceptisch, ik dacht, dit is weer zo’n waan-van-de-dag-ding en het vliegt wel weer over. Hoe gaat dit nu minder vergaderingen opleveren? Maar mijn collega was echt positief dus ik besloot het toch maar te proberen. Om niet de zoveelste methode aan mijn personeel te verkopen, nam ik echt de tijd om het te begrijpen. Ik wilde het zelf eerst goed doorgronden zodat ik er ook echt achter stond.”

De aanpak

“We besloten te beginnen met de Kickstart gegeven door Obeya Coaching & Training (met gebruik van de LWO methode), in 3 dagen hadden we een volledig ingerichte Obeya, maar wel aangepast aan onze specifiek behoefte. In plaats van alle projecten op één bord te visualiseren, kozen wij er bijvoorbeeld voor om een apart bord te gebruiken voor de toekomstige projecten, dit noemden we het ‘Chris bord’. We verminderden het aantal prestatiegrafieken van 40 naar 5 en gingen weer focussen op de essentie. We kregen overzicht en belangrijke zaken werden niet langer ondergesneeuwd.”

Inzichten

“Een magisch moment voor mij was toen we de landelijke Obeya opzette en ik direct kon zien welke besproken punten relevant waren voor de regio, en of er actie ondernomen moest worden. Dit gaf me rust, want de landelijke vergaderingen zijn op donderdag en dankzij Obeya hoefde ik me niet druk te maken tot maandag. Geen notulen, geen losse blaadjes met acties, alles was op 1 plek en ik hoefde maandag alleen maar het bord erbij te pakken. Dit maakte het delen van informatie zoveel efficiënter.”

“Het viel me op dat een basisniveau van psychologische veiligheid helpt als je Obeya gaat gebruiken. En toch, ik merkte ook dat Obeya bijdraagt aan de veiligheid binnen een team. Het is niet de enige factor, maar het kan zeker helpen.”

Resultaten

“Het gebruik van de Obeya resulteerde in aanzienlijke verbeteringen binnen de regio. Het aantal vergaderingen werd teruggebracht tot slechts drie uur per week, waardoor er meer tijd overbleef voor eventuele inhoudelijke overleggen en andere taken. Ook werd het belang van successen vieren en het tonen van waardering benadrukt, dit droeg bij aan een positieve werkcultuur en bevorderde de motivatie.”

“Het gebruik van Obeya creëerde ook een ongekend overzicht van de samenhang tussen verschillende zaken binnen de organisatie. Kijk, op het bord is het een kwestie van een kaartje verschuiven, maar Obeya bevordert het gesprek over de gevolgen; bijvoorbeeld, als we dit IT-systeem niet opleveren in de beloofde week, wat is dan het effect op de bedrijven in de samenleving? Het stelde ons dus in staat om snel problemen te identificeren en bij te sturen. Het bord dwong het team met kort-cyclisch overzicht en het stimuleerde om op tijd problemen te signaleren.”

3 Tips van Chris:

Neem de tijd voor een goede implementatie en zoek begeleiding om het systeem goed te begrijpen en op te zetten.
Laat je begeleiden in het bepalen van wat echt belangrijk is voor het bord en vermijd het overbelichten van minder belangrijke zaken.
Maak het proces leuk en luchtig door creativiteit toe te passen en samen met het team plezier te hebben, zelfs bij serieuze zaken.