Leading with Obeya en SAFe, een werkende combinatie?

Toen Aegon IT geconfronteerd werd met verschillende uitdagingen, ontstond bij enkele Release Train Engineers de vraag of Leading with Obeya (begeleid door Obeya Coaching & Training) een oplossing zou kunnen bieden. De vraag rees echter in hoeverre dit zou passen binnen het bestaande SAFe-framework.

Re-organisatie leidt tot onduidelijkheid

Tijdens een groot kostenbesparingsprogramma bij Aegon IT veranderden de teamsamenstellingen, terwijl het werk in grote lijnen hetzelfde bleef. Aangezien mensen geneigd te doen wat ze altijd deden, ontstond er onduidelijkheid over rollen en verantwoordelijkheden. Er ontstond verwarring of wie waarvoor verantwoordelijk was en hoe problemen in gezamenlijkheid konden worden opgepakt.

Productmanagers en Release Train Engineers raakten verstrikt in het blussen van brandjes en hadden nauwelijks tijd over om gezamenlijke prioriteiten te stellen of om verbeteringen te faciliteren.

Om orde op zaken te stellen, besloot Aegon IT de Obeya-methode te omarmen, in combinatie met hun bestaande SAFe-framework. Maar de implementatie verliep niet zonder slag of stoot. Er was weerstand, vooral vanwege zorgen over extra vergaderingen en onduidelijkheid over hoe Obeya zou passen bij de bestaande SAFe-evenementen.

De Obeya Team Kickstart

“Gelukkig kwam daar Obeya Coaching & Training om de hoek kijken. Onder hun begeleiding bouwde elk team in drie dagen hun eigen Obeya op, waarin gezamenlijke strategieën, doelstellingen en mijlpalen werden gevisualiseerd en verantwoordelijkheden werden belegd. Deze aanpak bracht ons duidelijkheid en transparantie. De Leading With Obeya-methode werkte als een spiegel, waardoor wij weer het eigenaarschap leerden pakken van het werk wat op ons bordje lag”

“In gezamenlijkheid met de andere teams bij Aegon IT bepaalden we een gezamenlijke strategische richting en zo leerden we onze prioriteiten weer te stellen. Door de Obeya’s op elkaar te laten aansluiten creëerden we een gezamenlijk overzicht van onze doelen en de belangrijkste mijlpalen.”

“De Leading With Obeya-methode werkte als een spiegel.”

Ron van Vliet – Release Train Engineer

Obeya ♥ SAFe

Door de Leading With Obeya-methode te combineren met SAFe, ontdekten de teams bij Aegon IT dat beide methodes elkaar eigenlijk goed aanvulden. Door de bestaande SAFe overleggen te combineren met het ritme en de routines van Leading With Obeya, ontstond er een duidelijke structuur en een significante vermindering van vergaderingen.

Met gevulde borden en een scherpe focus begonnen de teams aan hun werk. Problemen werden zichtbaar gemaakt en via de nieuwe vergaderritmiek adequaat opgepakt. Gecentraliseerde communicatie via een gedeelde fysieke inbox verminderde de stroom van e-mails en ad hoc communicatie aanzienlijk.

Enthousiaste criticasters, helderheid en samenwerking

Door open gesprekken over verantwoordelijkheden en taken aan te gaan, kwam er meer duidelijkheid. Obstakels die voorheen verborgen waren, kwamen aan het licht en konden direct worden aangepakt. Meerdere teams besloten om te starten met de Leading With Obeya methode. Hierdoor gingen ze keten overstijgend de samenhang zien van het werk en de prioriteiten.

“Niet iedereen was enthousiast toen we startten. We hadden te maken met begrijpelijke weerstand. Maar toen zelfs de grootste criticaster op een gegeven enthousiast werd over Leading with Obeya, wist ik dat we met de juiste dingen bezig waren.” – Ron van Vliet, Release Train Engineer.

De grootste winst lag in de vermindering van verspillend werk, aangezien teams begonnen samen te werken. Minder emailverkeer, minder belletjes, minder ad-hoc meetings die werden ingeschoten. De onrust verdween. Er ontstond helderheid en overzicht met betrekking tot doelen, voortgang en prestaties. Taken, rollen en verantwoordelijkheden werden duidelijk afgebakend.